چگونه از اطلاعات ذخیره شده روی پرینترها و کپی ها محافظت کنیم ؟

امروزه دستگاه های چاپ و تکثیر قادر به انجام چیزی بیش از یک کپی کردن ساده هستند. واقعیت این است که دستگاه های چندکاره در کنار کپی کردن، اسکن کردن، فکس کردن و چاپ کردن میتوانند داده های شما را روی هارد دیسک خود ذخیره نمایند  و این بدان معنی است که شما با یک مساله دیگر نیز روبرو هستید که در واقع مسئولیت آن بر عهدۀ شماست و آن چیزی نیست جز مسئولیت اطلاعات مشتری هایتان. در اینجا یک سری راه کار برای محافظت از این اطلاعات در اختیار شما میگذاریم.

هوشمندانه تر کار کنید و نه سخت تر

اگرچه ممکن است ذخیرۀ اطلاعاتتان روی هارد دیسک دستگاه های چاپ و تکثیر چندکاره از لحاظ امنیتی پرخطر به نظر برسد وبه منزلۀ یک مشکل بزرگ تلقی شود، ولی به خاطر داشته باشید که این ماشین ها به دنبال خرابکاری کردن نیستند. ذخیرۀ اطلاعات بخش مهمی از کار شما در چاپ و تکثیر است. و فقط زمانی به یک مسالۀ امنیتی تبدیل میشود که به خوبی آن را مدیریت نکنید.

امروزه در حالیکه هر شرکت و سازمانی با این چالش روبرو است ولی این موضوع برای سازمانهای غیر انتفاعی که همه روزه به میزان بالایی از اطلاعات حساس مشتری ها در کار خود استفاده میکنند، به مراتب از حساسیت بیشتری برخوردار میباشد. پس بیایید نگاهی بیاندازیم بر آنچه که ممکن است در دستگاه چاپ و تکثیر چندکارۀ شما ذخیره شود. در این صورت شما قادر خواهید بود مسئولیت اطلاعات مشتری های خود را به معنای واقعی کلمه بر عهده بگیرید.

• اسناد و مدارک. دستگاه های چاپ و تکثیر چندگانه داده های اطلاعاتی هر مدرکی، چه ورودی و چه خروجی را که پردازش میکنند ، ذخیره مینمایند. این بدان معنا است که هر چیزی که فکس، کپی، اسکن یا چاپ میکنید روی هارد دیسک ذخیره میگردد.

• اطلاعات شبکه. یک دستگاه چاپ و تکثیر چندگانه برای ارتباط با سایر دستگاه هایتان، اطلاعات شبکه را جمع آوری و ذخیره مینماید. این جریان اگر به دست اشخاص ناسالم بیفتد میتواند دردسر ساز باشد.

• اطلاعات کاربر. دستگاه چاپ و تکثیر شما در صورتیکه دارای پروتوکل های احراز هویت کاربر باشید، ممکن است این اطلاعات را نیز ذخیره کند.

خب پس چه کاری از دست شما بر می آید؟ بهترین راه حل این است که فرایندهای امنیتی را اجرا و پیاده سازی نمایید که دسترسی دستگاه تکثیر را کنترل و از شبکۀ شما محافظت کرده و اطمینان حاصل مینمایند که محتوی تمام هارد دیسک ها پیش از خروج از ساختمان پاک میشوند.

در کنار این مقاله میتوانید با ورود به بخش فروشگاه سایت دی اف اس کالا هزاران برند و مدل مختلف را از نظر قیمت و کیفیت مورد بررسی قرار دهید . 

مقالات پیشنهادی : 

چرا هرگز نباید گذرواژه ها و رمزهای خود را در مرورگر خود ذخیره کنید ؟

نحوه ایجاد و مدیریت اسناد دیجیتال خانواده