اهمیت پرینت و چاپ در کمک به پزشکان و جامعه سلامت : 

پایبندی و تبعیت از قوانین موضوع بسیار مهمی در صنعت بهداشت و سلامت میباشد زیرا هر بار که بیماری از در وارد میشود، اطلاعات حساس زیادی را با خود به همراه می آورد. خبر خوب اینکه، با کمک مدیریت اسناد پزشکان و سایر افراد حرفه ای شاغل در حوزۀ بهداشت و سلامت براحتی تابع استاندارها و قوانین حاکم میمانند.

کنترل فرایند پایبندی و تبعیت از قوانین

پایبندی و تبعیت از قرانین در صنعت بهداشت و سلامت اشکال مختلفی دارد که هر یک مجموعه قوانین و قواعد مختص به خود را شامل میشود. با اینکه خود مسالۀ پایبندی و تبعیت از قوانین به خودی خود مشکلی ندارد ولی عمل کردن بی چون و چرا از آن میتواند مشکل ساز باشد. و به همین دلیل است که برخی سازمانهای فعال در حوزۀ بهداشت و سلامت با بهره گیری از مدیریت اسناد به دنبال ایجاد یک دیدگاه “مساله/ راه حل مساله” نسبت به موضوع پایبندی به قوانین و تبعیت از آنها هستند.

برای اینکه متوجه شویم این جریان چگونه عمل میکند، بیایید نگاهی بر خود قوانین داشته باشیم و سپس به این موضوع بپردازیم که مدیریت اسناد چگونه منجر به ارائه راه حل برای مساله میگردد.

قوانین

• حریم خصوصی: اطلاعات و سوابق مربوط به سلامت یک شخص، تحت شرایط خاص قابل فاش کردن، استفاده و به اشتراک گذاری است.

• امنیت: تدابیر خاصی برای دفاع از داده ها و اطلاعات حساس چه به طوری فیزیکی و چه دیجیتالی بایستی اتخاذ شوند.

• اعلان نقض: در صورت بوجود آمدن هر گونه نقضی در امنیت اطلاعات مهم، افراد ذی نفع بایستی در بازۀ زمانی مشخص و به روشی معین در جریان قرار بگیرند.

مساله و حل مساله

در اینجا به این موضوع میپردازیم که مدیریت اسناد چگونه میتواند چالش ها و مشکلات مرتبط با مسالۀ پایبندی و تبعیت از قوانین را حل نماید.

حریم خصوصی

مساله: حصول اطمینان از اینکه اطلاعات حساس فقط تحت شرایط خاصی قابل استفاده هستند، مساله ساز است.

راه حل: مدیریت اسناد با ارائۀ ابزار تصدیق کاربر و محدودیت دسترسی کاربر این جریان را که چه کسی قادر است چه فایلی را ببیند، کنترل مینماید.

امنیت

مساله: هکرهای دیجیتالی جدید مرتبا در حال پیشرفت و گسترش هستند تا اطلاعات مربوط به سلامت افراد را سرقت کنند.

راه حل: با مدیریت اسناد، اختلاط و انطباق ویژگی های امنیتی آسان است بنابراین جای اطلاعات آنلاین نیز به اندازۀ اطلاعات داخل قفسه ها، امن است.

تکنیک های خوب در سازماندهی اطلاعات نیز پاسخی ساده و در عین حال مفید به نگرانی های موجود در حوزۀ امنیت اطلاعات میباشند که باید مد نظر قرار گیرند.

اعلان نقض

مساله: تعقیب و پیگیری اطلاعات نقض شده و اعلان آن به اشخاص ذی نفع، کار آسانی نیست.

راه حل: مدیریت اسناد، کمک میکند که سوابق مصرف داده و فایل دسترسی حفظ و ذخیره گردند و بنابراین، کاملا مشخص خواهد بود که چه اطلاعاتی نقض شده ، چه مراحلی باید طی شود، و چه قوانین اعلان نقضی به کار می آیند.

مدیریت اسناد میتواند پایبندی و تبعیت از قوانین را برای سازمانهای حوزۀ بهداشت و سلامت بسیار سهل و آسان نماید.

مقالات پیشنهادی : 

محافظت از اطلاعات ذخیره شده روی دستگاه های چاپ و تکثیر چندکاره

نحوه ایجاد و مدیریت اسناد دیجیتال خانواده