چگونه فایل های دیجیتالی خود را سازماندهی کرده و از یک دسکتاپ تمیز کامپیوتر اطمینان حاصل کنید ؟

استرس همه جا وجود دارد و بی نظم بودن کمکی نمی کند . یکی از راههای کاهش استرس در زندگی این است که با قرار دادن وسایل مورد استفاده در مکانهایی که دسترسی آنها آسان است ، آن ها را به راحتی پیدا کنیم . عمدتا وقتی به سازماندهی زندگی خود فکر می کنیم ، فضای اطراف خود ، اتاق ها ، دفتر کار و کمد دیواری ای را که از باز کردن آن میترسید را در نظر می گیریم . ما اغلب سازماندهی فضای دیجیتالی خود را در نظر نمی گیریم ، با وجود این که به هم ریختگی رایانه یکی از ناامید کننده ترین و اتلاف کننده ترین مشکلاتی است که ما با آن دست و پنجه نرم می کنیم . ممکن است کار سختی به نظر برسد ، اما نگران نباشید ، ما می توانیم به شما کمک کنیم که سازماندهی شده و از بی نظمی در امان باشید ! .

بیایید در مورد چگونگی سازماندهی فایل های دیجیتالی خود و مرتب و تمیز کردن دسکتاپ کامپیوتر خود صحبت کنیم . لیستی از نکات برای سازماندهی شما در زیر آمده است .

ایجاد وعنوان گذاری پوشه های فایل

هنگام مرتب سازی پرونده ها در پوشه ها ، دو دسته اساسی وجود دارد : شخصی و کاری . همه فایل های دیجیتالی شما را می توان بین این دو نوع فایل تقسیم کرد و از آنجا سازماندهی کرد .

برای شروع ، دو پوشه با یکی با عنوان شخصی و دیگری با نام کار ایجاد کنید . در اینجا ما پوشه های بیشتری را برای ادامه سازماندهی خود اضافه می کنیم . عناوین رایج پرونده برای کار شامل برچسب هایی مانند امور مالی ، قراردادها ، عکس ها ، تبلیغات ، فروشندگان ، مخاطبین ، نمونه کارها و غیره است که شامل رزومه ، سابقه کار ، توصیه نامه ها و نمونه کارها می شود .

پوشه شخصی شما شامل پوشه های مشابه با عناوینی مانند مخاطبین ، امور مالی و عکس ها است که می تواند با پوشه هایی برای عکس ها بر اساس سال ، خانواده بزرگ ، خانواده نزدیک ، فرزندان ، حیوانات خانگی و غیره بیشتر سازماندهی شود .

دستگاه های اکسترنال ( خارجی )

بسیار توصیه می شود که از فایل های خود نسخه پشتیبان Backup ) ) تهیه کنید زیرا در صورت خرابی رایانه یا سرقت لپ تاپ شما می توانید محتوای غیر قابل جایگزین را از دست ندهید ! چندین راه برای بکاپ گیری از محتوای دیجیتالی شما وجود دارد . هارد دیسک های خارجی فوق العاده هستند زیرا فضای اضافی را در اختیار شما قرار می دهند که ممکن است رایانه شما نداشته باشد .

هارد دیسک های خارجی به شما امکان می دهد از طریق رایانه خود به محتویات رسانه ای خود دسترسی داشته باشید ، به چندین رایانه از طریق سیستم اشتراک درایو متصل شوید که البته بسیاری از هارد دیسک های امروزی این قابلیت ( اتصال به چند رایانه ) را از طریق اتصال اینترنت به شما میدهند .

اگر هزاران عکس دارید که نمی خواهید ریسک کنید آن هارا از دست بدهید ، ممکن است این گزینه مناسب ترین گزینه شما باشد . مطمئن شوید که همان سیستم عنوان گذاری و سازماندهی را در هارد اکسترنال خود مانند دسکتاپ خود دنبال می کنید . کپی کردن نسخه اصلی در دستگاه خارجی خود ساده ترین راه برای این کار است .

سازمان دهندگان مبتنی بر وب

این یکی از روشهای مورد علاقه عموم برای سازماندهی است زیرا به تجهیزات اضافی نیاز نیست و ارتقاء به راحتی در صورت نیاز خریداری می شود . برنامه های رایج شامل Dropbox anb Cloud است که از طریق چندین شرکت مانند IDrive ، Google Drive ، Microsoft OneDrive و چندین شرکت دیگر ارائه می شود .

این درایوهای ذخیره سازی مبتنی بر وب به شما امکان می دهد از هر دستگاهی که به اینترنت متصل است به فایل های دیجیتال و رسانه خود دسترسی پیدا کنید . اگر چندین دستگاه دارید ، این می تواند بسیار مفید باشد . نکته منفی این برنامه ها این است که بدون اتصال به اینترنت ممکن است به فایل های خود دسترسی نداشته باشید یا در بهترین حالت دسترسی محدودی داشته باشید .

از کدام یک باید استفاده کنید ؟

• Google Drive یک انتخاب محبوب است . تا زمانی که یک حساب Gmail دارید ، به Google Drive دسترسی دارید. با قابلیت های جستجوی عالی و ارتباط خوب با Google+ و Google Docs ، این یکی از سازماندهندگان پیشرو مبتنی بر وب است . 5 گیگابایت فضای ذخیره سازی رایگان در اختیار دارید که با هزینه ای حدود 2.50 دلار در ماه می توانید آن را به 25 گیگابایت ارتقا دهید . اگر به دنبال ذخیره صدها عکس یا فیلم هستید ، احتمالاً ارتقاء آن ضروری است .

• ذخیره سازی ابری مطمئناً یکی از گزینه های شناخته شده است . cloud بخاطر مدیریت خارج از سایت خود بسیار محبوب است ، زیرا از طریق چندین فروشنده ارائه می شود و در هر زمان به راحتی از هر دستگاهی قابل دسترسی است . همچنین به اشتراک گذاری فایل ها و رسانه ها بین همکاران ، دوستان یا خانواده آسان می شود . بزرگترین مشکل Cloud هزینه های بلند مدت است . با وجود بسیاری از دستگاه های خارجی که دسترسی به وب را به پرونده های شما ارائه می دهند ، هزینه های یکباره مرتبط با دستگاه های خارجی ممکن است مقرون به صرفه تر از پنج سال خدمات Cloud باشد .

• Dropbox یکی دیگر از رقبای قوی است . Dropbox مطمئناً امکان بارگیری و دسترسی به فایل ها در وب را برای شما آسان می کند و با اکثر دستگاه ها سازگار است . آنها همزمان با اتصال به اینترنت ، بین رایانه های شخصی ، مک بوک ها و تلفن های هوشمند هماهنگ سازی داخلی را ارائه می دهند . پس از بارگذاری یک فایل ، آخرین نسخه در همه دستگاه های شما موجود است .

امنیت و حفظ حریم خصوصی با سازماندهی

هنگام استفاده از هرگونه ذخیره سازی مبتنی بر وب ، چیزی که باید به خاطر داشته باشید امنیت و حریم خصوصی است . به زبان ساده ، هر چیزی که آنلاین می شود ، آنلاین می ماند و بنابراین قابل دسترسی است . رسانه ها مرتباً نقض امنیتی نهادهای آنلاین را گزارش می دهند . اگر فایل های شما حاوی اطلاعات حساس هستند ، این نکته ای است که باید در نظر بگیرید .

استفاده از این خدمات برای به اشتراک گذاشتن خاطرات و رویدادها با دوستان و خانواده در مقایسه با استفاده از آن ها برای ذخیره اطلاعات مهم و حساس مانند شماره های امنیت اجتماعی ، اطلاعات حساب و اسناد قانونی خصوصی بهتر و عاقلانه تر باشد .

زندگی خود را امروز سازماندهی کنید .

هنگام تصمیم گیری در مورد گزینه های ذخیره سازی خود ، انتخاب مناسب بسیار بستگی به نیازها و استفاده مورد نظر شما دارد . اگر به دنبال دسترسی آسان و قابلیت های اشتراک گذاری برای دوستان و خانواده هستید ، مطمئناً شرکت های ذخیره سازی مبتنی بر وب ایده آل هستند .

علاوه بر این ، برای بسیاری از کارآفرینان که با مشتریان در سراسر جهان کار می کنند ، این گزینه های ذخیره سازی مبتنی بر وب در صورتی که محتوای دیجیتالی شما خطرات امنیتی نداشته باشد ، می تواند بسیار مفید باشد . توانایی ارسال فوری پرونده ها ، قراردادها ، تصاویر و رسانه ها در اندازه های مختلف می تواند برای یک کسب و کار حیاتی باشد . به لطف پیشرفت های امروزی در فناوری ، بسیاری از دستگاه های ذخیره سازی خارجی ( اکسترنال ) که دسترسی آنلاین را ارائه می دهند ، قابلیت اشتراک گذاری را نیز ارائه می دهند . برای استفاده در کار ، این انتخاب ممکن است ایده آل باشد زیرا امنیت بیشتری را ارائه می دهد .

برای راهنمایی در مورد خرید تجهیزات اداری یا تعمیرات تخصصی با کارشناسان ما در دی اف اس کالا در تماس باشید .

مقالات پیشنهادی : 

بایدها و نبایدهای خردکردن و اسکن فایل موسسات مالی

چگونه جی میل را برای ارسال خودکار برنامه ریزی کنیم ؟