” تغییر” میتواند کلمۀ ترسناکی برای برخی شرکت ها باشد ولی تغییر همیشه هم بد نیست مخصوصا زمانی که پای مدیریت اسناد به میان آید. در اینجا نگاهی سریع بر تغییراتی خواهیم داشت که انتظار میرود مدیریت اسناد ایجاد کند . این تغییرات نه تنها موجب نگرانی نیستند بلکه بایستی آنها را جشن بگیریم.

تغییرات بزرگ، تغییرات کوچک

یکی از مهمترین چیزها راجع به مدیریت اسناد این است که به پیاده سازی کامل جریان کاری، عادت ها و محیط کاری تان نیاز ندارد. در عوض، به شما کمک میکند نقاط ضعف خود مثلا، ارتباطات ضعیف یا نگهداری نامناسب سوابق را شناسایی کرده و راه حلهای ساده و منحصر به فردی را به کار گیرید که نگرانی ها و مسائلتان را بدون اینکه خدشه ای به سایر جوانب وارد شود، حل کنید. مدیریت اسناد تغییرات بزرگ و کوچکی را ایجاد مینماید ولی همه آنها به خود شما بستگی دارد و برای این طراحی شده اند که زندگی شما را آسان تر کنند.

در اینجا به نمونه هایی اشاره میکنیم که نشان میدهند مدیریت اسناد چگونه میتواند کسب و کار شما را تغییر دهد.

سازماندهی

این احتمال وجود دارد که شما پیش از مدیریت اسناد با موضوع سازماندهی آنها درگیرباشید. پرونده ها احتمالا به صد روش مختلف نامگذاری میشوند. هیچ راهی وجود ندارد که بفهمید آیا با آخرین نسخۀ یک سند مشخص کار میکنید یا نه.

با ورود مدیریت اسناد، شما یک قرارداد ساده و بدون تنش برای نامگذاری خواهید داشت که همه از آن پیروی میکنند و این بدان معنا است که براحتی قادر خواهید بود آنچه به دنبال آن هستید را بیابید.

دسترسی

پیش از مدیریت اسناد، دسترسی افراد به اسناد و مدارک مورد نیازشان کاری بس مشکل است .کارمندان خارج از سایت بایستی از هر پرونده ای که به آن نیاز دارند پرینت درآورند زیرا نمیتوانند هیچ چیزی را به خانه ببرند یا از محل کار خارج کنند.

پس از مدیریت اسناد، همه میتوانند به هر پرونده ای که نیاز دارند فارغ از اینکه کجا هستند، دسترسی داشته باشند. شما همچنین از حفاظت رمز عبور و هویت کاربری برخوردار خواهید شد تا از دسترسی اشخاص فقط و فقط به آنچه نیاز دارند اطمینان حاصل شود.

پیش از مدیریت اسناد، شرکت شما ممکن است با دستگاه ها و نرم افزارهای گوناگونی سر و کار داشته باشد. احتمالا مشاهدۀ اسناد و مدارک روی دستگاهای مختلف سخت است.

پس از مدیریت اسناد، شما کلی فوت و فن جدید در آستین خواهید داشت. شما قادر خواهید بود از موبایل خیلی سریع و بی دردسر استفاده کنید. اطلاعات را روی بسترهای گوناگونی مدیریت کرده و در راستای بازده حداکثری وارد نرم افزار خود نمایید.

مدیریت اسناد و مدارک میتواند شرکت شما را به بهترین شکل ممکن دچار تغییر و تحول نماید.

مقالات پیشنهادی : 

اسکنر معجزه ای برای دفاتر کاری

آموزش اسکرین ریکود (فیلم گرفتن از صفحه) در ویندوز و مک