اهمیت بایگانی کردن و انواع مختلف بایگانی : 

بایگانی اسناد می تواند یک ابزار موثر ، کارآمد و قدرتمند در شرکت حقوقی شما باشد, اما تنها در صورتی که تمام اطلاعات مورد نیاز را در اختیار داشته باشید. در اینجا نگاهی گذرا به سه نوع اصلی بایگانی اسناد و ویژگی های بی نظیر هر یک از آنها می اندازیم.

چرا بایگانی کردن مهم است؟

قبل از اینکه اطلاعات بیشتری در مورد بایگانی اسناد بیاموزیم ، مهم است که به یک سوال بپردازیم: آیا بایگانی کردن اسناد ارزشش را دارد؟

ساده ترین پاسخ این است: بله.

بایگانی اسناد به شما کمک می کند تا داده های خود را در جایی که باید باشد نگه دارید. با وجود انواع مختلف داده ها ، چندین نفر که روی کارهای متعدد کار می کنند و تنوع عظیمی از گردش کار پیچیده ، این نوع سازماندهی می تواند به شما کمکی عظیم باشد , به خصوص در دنیای سریع یک شرکت حقوقی.

اما با بایگانی اسناد، اطمینان از ایمن و سیستماتیک بودن پرونده های شما بیش از هر زمان دیگری آسان است. هنگامی که همه چیز سر جای خود قرار می گیرد ، تعجب می کنید که چگونه بدون آرشیو اسناد قبلا کاره میکرده اید.

سه نوع بایگانی وجود دارد :

بنابراین ، اکنون که کمی بیشتر در مورد بایگانی اسناد می دانید ، چگونه به نظر می رسد؟ در اینجا سه نوع اصلی بایگانی اسناد وجود دارد!

#1: بایگانی فعال

بایگانی اسناد فعال برای هر چیزی است که استفاده می کنید ، اما اغلب استفاده نمی شود. این به شما کمک می کند تا این پرونده های با اولویت پایین یا سوابق مشتری را از گردش کار خود تا زمان نیاز دور نگه دارید ، اما همچنین به شما امکان می دهد در صورت لزوم تغییرات را انجام دهید.

#2:بایگانی غیرفعال

این نوع بایگانی اسناد برای داده هایی استفاده می شود که نباید آنها را از بین ببرید ، اما در صورت لزوم نیازی به دسترسی ندارند. به عنوان مثال ، ممکن است نحوه ذخیره پرونده های سیستم های قدیمی یا پرونده های حقوقی تکمیل شده ایمن و مطمئن اما مقرون به صرفه ذخیره شود ، بنابراین نگران هیچ چیز نباشید.

#3:حسابرسی

بایگانی اسناد حسابرسی با هر چیزی که ممکن است برای حسابرسی نیاز داشته باشید سروکار دارد. این به طور کلی شامل ارتباطات ، وب سایت ها و گاهی حتی تصاویر می شود ، اما بسته به کار شرکت شما می تواند بسیار عمیق تر باشد. در هر صورت ، این داده ها باید به راحتی در دسترس باشند ، اما از کار روزانه شما نیز خارج هستند.

یکی از ابزاری که در دنیای دیجیتال امروز برای بایگانی کردن دیجیتالی اسناد خود نیاز دارید , یک اسکنر قابل اطمینان با قیمتی مناسب و گارانتی معتبر است , پس همین امروز از فروشگاه دی اف اس کالا دیدن کنید تا از بین صدها برند مختلف بهترین ها را انتخاب و خریداری کنید . 

مقالات پیشنهادی : 

نحوه ایجاد و مدیریت اسناد دیجیتال خانواده

برای خرید پرینتر و دستگاه کپی به چه ویژگی های نیاز دارید ؟