چگونه اسناد و مدارک مهم و خانوادگی را به صورت دیجیتالی مدیریت کنیم ؟ 

بهترین راه برای اسکن ، ذخیره و سازماندهی اسناد مهم خانوادگی ، مانند شناسنامه ، گذرنامه و … چیست؟

در مواقع اضطراری ، آخرین کاری که می خواهید انجام دهید جستجوی کاغذبازی است. همین را می توان در لحظات استرس یا اندوه زیاد گفت. در حالت ایده آل ، همه اسناد مهمی که ممکن است به آنها نیاز داشته باشید ، به آسانی قابل دسترسی و آسان است ؟ چطوری این کار را انجام میدهید؟

بهترین راه برای قرار دادن اسناد مهم در دسترس خود این است که با دیجیتالی کردن آنها ، بدون کاغذ باقی بمانید و سپس فایلهای الکترونیکی را در جایی ذخیره کنید که بتوانید آنها را از رایانه ، لپ تاپ یا تلفن هوشمند بازیابی کنید. در بسیاری از موارد ، شما باید کپی فیزیکی کاغذها را نیز ذخیره کنید ، اما این بدان معنا نیست که شما نمی توانید یک نسخه دیجیتالی نیز تهیه کنید. انجام این کار مزایای بسیار زیادی دارد.

ابتدا ، یک نسخه پشتیبان تهیه می کنید ، که اگر اتفاقی برای نسخه های اصلی بیفتد ، فوق العاده مفید است. ثانیاً ، می توانید اسناد را در هر زمان و هر مکان به شرط داشتن اتصال اینترنتی ایمن بازیابی کنید. سوم ، وقتی اطلاعات دیجیتالی می شوند ، می توانید آنها را با استفاده از کلمات کلیدی جستجو کنید نه اینکه در انبوه کاغذ ورق بزنید. در نهایت ، به اشتراک گذاشتن یک پرونده الکترونیکی با وکیل ، مشاور مالی یا اعضای خانواده که به آن نیاز دارند بسیار آسان تر از ارسال فکس یا فتوکپی است.

برخی از اسناد مهم خانواده را که ممکن است بخواهید دیجیتالی کنید چیست؟ بهترین راه برای اسکن و ذخیره آنها چیست تا ایمن باشند ، به راحتی پیدا شوند و در مواقع مورد نیاز همیشه در دسترس باشند؟

نمونه هایی از اسناد برای دیجیتالی کردن

نیازی نیست همه چیز را دیجیتالی کنید. در حالی که ممکن است در ذخیره هر صورتحساب آب و برق یا هر صورت حساب کارت اعتباری ارزش بالایی وجود داشته باشد ، این احتمال وجود دارد که به آنها احتیاج داشته باشید و از حساب بانکی آنلاین یا ارائه دهنده خدمات خود به آنها دسترسی نداشته باشید؟

در عوض بر اسنادی تمرکز کنید که احتمالاً باید در برخی موارد به آنها اشاره کنید (برای مثال اظهارنامه مالیاتی) یا از داشتن یک نسخه پشتیبان واقعاً برای آنها سود خواهید برد. برخی از نمونه ها عبارتند از:

• اسناد مربوط به تغییرات عمده زندگی: گواهی تولد ؛ اوراق فرزندخواندگی ؛ ازدواج ، طلاق ، گواهی مشارکت داخلی ؛ مدارک و فرم های مهاجرت
• گذرنامه ، گواهینامه رانندگی و کارت شناسایی
• گزارشات بهداشتی ، شامل پرونده های واکسن و ایمن سازی
• سوابق حیوان خانگی
• رونوشت رسمی آموزش و گواهی فارغ التحصیلی
• عناوین و اسناد مربوط به اموا
• قراردادهای اجاره و وام
• بازده مالیاتی

ممکن است عکس های خانوادگی نیز به ذهن شما خطور کند ، اما برای اسکن و ذخیره سازی به فرایند کاملاً متفاوتی نیاز دارند. با یک سند ، شما نیازی به یک تصویر با وضوح بالا ندارید. به علاوه ، در مورد عکس ها ، باید رنگ ، رنگ قهوه ای یا مقیاس خاکستری را در نظر بگیرید ، که معمولاً در اسناد استاندارد مشکلی ایجاد نمی کند.

اگر اسناد خانوادگی تاریخی دارید که بیشتر شبیه عکسهای خانوادگی هستند ، شاید به دلیل عتیقه بودن یا ارزش احساسی ، احتمالاً بهتر است آنها را بیشتر شبیه عکسها نگه دارید.

نحوه دیجیتالی کردن اسناد مهم

بیایید ابتدا نحوه اسکن یک سند و تبدیل آن به یک فایل الکترونیکی را بررسی کنیم.

برای دستیابی به نتایج حرفه ای ، نیازی به اسکنر رومیزی ندارید. تنها چیزی که نیاز دارید یک تلفن هوشمند با یک برنامه اسکن تلفن همراه ، سطح کنتراست بالا (به عنوان مثال ، اگر کاغذ شما سفید است ، سطح آن باید تیره باشد) و نور مناسب است.

 اسکن سند و مدارک :

کاغذ را روی سطحی با کنتراست بالا قرار دهید. مطمئن شوید که نور کافی دارید. قرار گرفتن در نزدیکی پنجره در طول روز کمک فوق العاده ای می کند.

سند را صاف بگذارید اکثر برنامه های اسکن ، نواقص جزئی مانند چین و چروک ها را برطرف می کنند ، اما اگر بتوانید سند را به حالت ثابت در بیاورید ، این ایده آل است.

برنامه اسکن را اجرا کرده و تلفن خود را موازی سند قرار دهید. اکثر برنامه های اسکن دارای تشخیص خودکار لبه هستند ، به شرطی که شما تلاش معقولی برای قاب بندی صفحه در داخل راهنماهای روی صفحه انجام دهید.

اکثر برنامه ها صفحه را به طور خودکار اسکن می کنند ، اما در برخی موارد ، ممکن است مجبور شوید برای تکمیل اسکن ضربه بزنید. سپس برنامه از شما می خواهد که اگر می خواهید صفحات بیشتری را به یک فایل اضافه کنید ، این روند را تکرار کنید.

بسیاری از برنامه های اسکن عالی رایگان هستند یا سطحی از خدمات را ارائه می دهند. ABBYY FineScanner و Microsoft Office Lens دو نمونه عالی هستند. در برنامه های ذخیره سازی ابری و یادداشت برداری (که ممکن است قبلاً داشته باشید) ، اسکن اسناد گنجانده شده است. به عنوان مثال ، در مورد برنامه تلفن همراه Dropbox و برنامه تلفن همراه Evernote صادق است.

اگر می خواهید اسناد اسکن شده را ویرایش کنید ، به عنوان مثال ، یک برگ کاغذ را به سند Microsoft Word تبدیل کنید ، به یک برنامه اسکن نیاز دارید که شامل OCR و تبدیل به متن قابل ویرایش باشد.

محل نگهداری اسناد به صورت ایمن

آیا از یک سرویس ذخیره سازی ابری یا سرویس همگام سازی فایل ، مانند Google Drive یا Microsoft OneDrive ، برای ذخیره و پشتیبان گیری از فایل های مهم استفاده می کنید؟ سپس احتمالاً منطقی است که از همان سرویس برای ذخیره اسناد خانواده خود استفاده کنید.

راه حل های ذخیره سازی ابری کم نیست. همه گزینه هایی که تاکنون ذکر شده است – Dropbox ، Evernote ، Google Drive ، OneDrive گزینه های کاملاً خوبی هستند. مهمتر از همه ، از آنجا که بسیار محبوب هستند ، برنامه های اسکن اغلب به شما این امکان را می دهند که اسناد دیجیتالی خود را مستقیماً به آنها صادر کنید. یا عملکرد اسکن یکپارچه خود را ارائه می دهند.

برای تهیه بهترین و با کیفیت ترین اسکنر ها میتوانید از فروشگاه دی اف اس کالا دیدن فرمایید

مقالات پیشنهادی : 

چرا هرگز نباید گذرواژه ها و رمزهای خود را در مرورگر خود ذخیره کنید ؟

چگونه امنیت تلفن های کاری خود را افزایش دهیم ؟