چگونه مصرف کاغذ را در دفاتر و شرکت ها کاهش دهیم ؟

کاغذ برای یک دفتر مانند نان است برای یک برگر. این دو اغلب با هم دست به دست می دهند و شما به ندرت فکر می کنید که یکی بدون دیگری به خوبی کار می کند. با وجود پیشرفت تکنولوژی ، کاغذ همچنان مدرن ترین دفاتر را پر می کند.

سالانه بیش از 300 میلیون تن کاغذ در سراسر جهان تولید می شود. به گفته آژانس حفاظت از محیط زیست ، «به طور متوسط ​​یک کارمند اداری روزانه تقریباً 900 گرم کاغذ و مقوا تولید می کند» 900 گرم هر روز. این بیش از 180 کیلوگرم کاغذ در سال برای هر کارمند است. این مقدار زیادی کاغذ است

اگرچه بسیاری از دفاتر و کارکنان در تلاش هستند بدون کاغذ بمانند ، اما به نظر نمی رسد وابستگی ما به این محصول چند منظوره کاهش یابد.

به دفتر خود نگاه کنید. چند محصول کاغذی در اطراف میز شما ، در پرونده های شما وجود دارد؟ کاغذ در همه جا وجود دارد. با توجه به فناوری امروزی که مجهز شده ایم ، هیچ دلیلی وجود ندارد که مصرف کاغذ ما به طور چشمگیری کاهش نیابد یا حذف نشود.

اگر مطمئن نیستید که چگونه شما یا محل کار خود می توانید بدون کاغذ مدیریت کنید ، این پنج نکته به شما کمک می کند تا کاغذ های خود را ببوسید و کنار بگذارید :

کاغذ را رد کنید

بی جانسون در کتاب خود به نام Zero Waste Home می گوید که اولین قدم برای یک عمر ضایعات صفر این است که از ورود زباله به فضای شما خودداری کنید. با همین روحیه ، اولین قدم برای یک دفتر بدون کاغذ ، امتناع از ورود کاغذ به داخل است. ما می توانیم این کار را با رد کارت های ویزیت و ارائه های چاپی انجام دهیم و در عوض درخواست کنیم که نسخه الکترونیکی آنها ایمیل شود.

در یک کنفرانس ، می توانیم فروشندگان و سخنرانان را به صورت الکترونیکی به جای گرفتن جزوه ها و بروشورها ، که معمولا به هر حال در سطل بازیافت قرار می گیرند ، یادداشت کنیم. اگر ما همچنان از کاغذ امتناع کنیم ، همکاران و جوامع ما شروع به تشخیص این امر می کنند و طبیعتاً شروع به توزیع اطلاعات به صورت الکترونیکی می کنند.

قبل از چاپ فکر کنید

آیا تا به حال این پیام کوچک را در انتهای یک ایمیل مشاهده کرده اید که روی آن نوشته شده است «لطفاً قبل از چاپ این ایمیل به محیط زیست توجه کنید»؟ خوب ، همان توجه را باید نه تنها به ایمیل ها ، بلکه به هر چیزی که ممکن است چاپ کنیم ، در نظر بگیریم. اگر پنج ثانیه را صرف بررسی این نکته کنید که آیا چاپ چیزی واقعاً سودمند خواهد بود یا خیر ، به احتمال زیاد متوجه خواهید شد که نگهداری چیزها در قالب الکترونیکی آنها راهی آسان تر و بهتر است.

وقتی کاغذ و چاپگر به راحتی قابل دسترسی هستند و شما تامین کننده این فرآیند نیستید ، خوشحال می شوید که از چاپ لذت ببرید. با این حال ، کاغذهای زیاد در اطراف دفتر و میزان منابع مورد نیاز برای بازیافت کاغذ را در نظر بگیرید. هنگامی که عادات چاپ خود را بشناسید و برای کاهش آنها تلاش کنید ، تعداد کاغذهای شما به طور چشمگیری کاهش می یابد.

کارتهای ویزیت را کنار بگذارید

کارت ویزیت نشان هر حرفه ای است. بدون آنها ، فرد یا غیرحرفه ای یا بی اهمیت تلقی می شود. کارت ویزیت یکی از اولین چیزهایی است که در جلسه به کسی می دهید و در کنفرانس به وفور به همراه دارید.

با این حال ، آخرین باری که واقعاً برای کسب شماره تلفن یا ایمیل کارت ویزیت برداشته اید کی بوده است؟ به احتمال زیاد شما قبلاً اطلاعات را در تلفن یا رایانه خود ذخیره کرده اید یا کارت را با هم گم کرده اید. در عصر دیجیتال امروز ، تصمیم دارم با این کارت های کوچک خداحافظی کنم. آنها نه تنها از منابع ارزشمند استفاده می کنند ، بلکه باعث بهم ریختگی نیز می شوند. به جای کارت ویزیت ، به همکارانم کارت تماس مجازی خود را ایمیل می کنم. با این کار می توانید اطلاعات را وارد دستگاه خود کنید.

ترویج استفاده از امضاهای الکترونیکی

اگر تا به حال مانند من در یک وظیفه اداری کار کرده اید ، می فهمید که گرفتن امضای مدیر اجرایی سطح بالا که دائماً در سفر است می تواند یکی از سخت ترین موارد برای به دست آوردن آن باشد. هنگامی که امضا روی کاغذ انجام می شود ، می تواند چالش برانگیزتر باشد زیرا اکثرا مجری نمیتواند در همان روزی که شما آن را چاپ می کنید ، آن را امضا و پیگیری کند.

این باعث می شود کارهای اضافی زیادی انجام شود. با کمک برنامه هایی مانند Adobe Acrobat Pro و DocuSign ، به دست آوردن امضای الکترونیکی راحت تر شده است. این برنامه ها نه تنها کار را برای مسئول سند آسان می کند ، بلکه کار را برای امضاکننده نیز آسان می کند ، زیرا فرد می تواند از هر کجا امضا کند.

برای یادداشت برداری از لپ تاپ یا تبلت استفاده کنید

این نکته آخر نکته ای است که من خودم باید به آن توجه کنم. من همیشه یادداشت برداری با دست را ترجیح می دادم زیرا احساس می کردم می توانم سریعتر از تایپ کردن بنویسم. به عنوان یک دانش آموز قبل از انقلاب تکنولوژیکی ، من طوری طراحی شده بودم که به صورت دستی یادداشت برداری کنم و یادداشت برداری دستی را برایم راحت کند. با این حال ، آنچه که برای من به یادگار گذاشته است ، چند دفترچه است که من به ندرت به آنها اشاره می کنم. وقتی ارجاع لازم است معمولاً ساعت ها طول می کشد تا آنچه را که بدنبال آن هستم پیدا کنم.

اخیراً ، من یادداشت برداری الکترونیکی را روی لپ تاپ و تبلت شروع کرده ام ، و اگرچه هنوز کمی ناخوشایند است ، اما متوجه شده ام که می توانم یادداشت هایم را راحت تر سازماندهی کرده و در عرض چند ثانیه آنچه را که بدنبال آن هستم پیدا کنم. این همچنین در به اشتراک گذاری آسان یادداشت ها در بین همکاران و کاهش استفاده از کاغذ به من کمک بسزایی کرده است .

مقالات پیشنهادی : 

نحوه ایجاد الگوهای ایمیل در Gmail

چند نکته ای که باید قبل از خرید لوازم الکترونیکی تعمیر شده بدانید