چگونه و چه زمانی داده های دیجیتال را از بین ببریم ؟
چرا حذف اطلاعات و دیتاهای دیجیتالی مهم است ؟
در گذشته می توان از طریق خرد کردن کاغذ از حریم خصوصی اطمینان حاصل کرد ، اما اکنون داده ها تقریباً به صورت جهانی دیجیتالی شده اند. این نرم افزارها روی درایوهای سخت ، سرورها ، دیسک ها و به طور فزاینده ای در فضای ابری قرار دارد. دفع صحیح داده های دیجیتالی می تواند چالشی برای مشاغل باشد. چگونه یک تجارت می تواند بداند چه زمانی داده های دیجیتالی غیرضروری را نابود می کند و چگونه آن را به طور موثر انجام می دهد؟
چرا داده های دیجیتال را از بین می بریم؟
دلایل مختلفی وجود دارد که یک سازمان به از بین بردن داده های دیجیتال نیاز دارد ، مانند محافظت از مشتریان و اطمینان از انطباق قانونی.
- حمایت از مشتری
هر ساله تخلفات امنیتی زیادی رخ می دهد که شامل داده های بایگانی شده است. اگر دیگر به داده ها نیاز ندارید ، آنها را نابود کنید تا از قرار گرفتن در معرض اطلاعات خصوصی مشتریان خود جلوگیری کنید.
- انطباق
در بسیاری از شرایط ، ممکن است از شما خواسته شود اطلاعات شخصی خود را از بین ببرید. اکثر ایالت های ایالات متحده قوانین دفع اطلاعات را تصویب کرده اند. این قوانین در سایر کشورها نیز روبه رشد هستند.
هنگام تعیین نحوه و زمان تخریب داده های دیجیتال ، انواع اساسی ذخیره اطلاعات را در نظر بگیرید:
- جسمی. این شامل درایوهای سخت است که می توانند در سرورها و … قرار بگیرند.
- قابل حمل .هر نوع درایو فیزیکی که از طریق رایانه قابل دسترسی نیست و شامل درایوهای فلش USB ، CD و درایوهای زیپ است.
- فضای ذخیره سازی مجازی و برنامه های کاربردی. این شامل داده های مشتری است که در برنامه های ابری ذخیره شده است ، مانند Google Docs و Microsoft 365.
مهم است که از انواع مختلف ذخیره سازی که سازمان شما استفاده می کند ، آگاهی داشته باشید. اگر هدف شما حذف کامل پرونده های حساس است ، باید بدانید که همه داده ها در کجا قرار دارند. به عنوان مثال پاک کردن درایو سرور ، اگر پرونده های اصلی روی لپ تاپ یک کارمند یا درایو فلش USB در کشوی میز باشند ، از پرونده ها محافظت نمی کند.
زمان حذف داده ها
برخی از دلایل تصمیم گیری برای از بین بردن داده های دیجیتال نیز ممکن است زمان تکمیل فرآیند را تعیین کند.
.1 انطباق قانونی و نظارتی
مشاغل دارای الزامات خاصی برای ثبت سوابق هستند که گاهی اوقات به موجب مهلت قانونی و قوانین کنترل دیگر باید این اطلاعات را حذف کنند. سایر صنایع بهترین شیوه ها و سایر رهنمودها را دارند – مانند بیمه ، پزشکی و امنیت IT.
- سایر چارچوب های قانونی
قوانین محافظت از حریم خصوصی ممکن است تخریب داده ها را اجباری کند. علاوه بر چندین قانون حریم خصوصی دیجیتال ایالات متحده ، اقتصاد جهانی می تواند الزامات اضافی را اعمال کند. به عنوان مثال ، سازمان هایی که با شهروندان اتحادیه اروپا تجارت می کنند باید از مقررات عمومی حفاظت از داده ها GDPR))که از سال 2018 اجرایی می شود ، آگاه باشند. این مورد در بسیاری از مشاغل ایالات متحده اعمال می شود ، مانند آنهایی که محصولات خود را برای فروش در سراسر جهان ارائه می دهند. GDPR به مردم حق تقاضا می دهد که داده های آنها فراموش شود. این روند به سمت محافظت از حریم خصوصی در نظر گرفته شده است که متمرکز بر مصرف کننده باشد و از حقوق افراد حمایت کند.
- سیاست های داخلی
سازمان شما باید مجموعه ای از پروتکل های خود برای نگهداری داده ها را براساس قوانین موجود داشته باشد, اما همچنین سیاست های تقویت کننده جایی که چنین دستورالعمل هایی وجود ندارد ، تهیه کند. این نباید یک فکر بعدی باشد ، بلکه بخشی از روند تجارت شما است. به عنوان مثال ، به یاد داشته باشید که درایو فلش USB در سراسر دفتر شما شناور است؟ برای کلیه سازمانها باید سیاستی تنظیم شود تا بتواند ذخیره و پردازش پروندههای قابل حمل را مدیریت کند ، در غیر این صورت خطر بسیار زیاد است زیرا داده ها به خطر می افتند.
چگونه می توان از بین بردن داده ها استفاده کرد
همانطور که قبلاً ذکر شد ، ضروری است که سازمان شما از محل ذخیره همه داده ها آگاه باشد. این کار را از طریق خط مشی هایی انجام دهید که بایستی پرونده ها به یک روش ذخیره شوند ، مانند سرور. اگر داده های موجود در سرور خود را به طور ایمن و کامل از بین ببرید ، اگر کارمندی با نسخه های فایل روی لپ تاپ و درایو های فلش آن ها را داشته باشد ، کار کاملاً کامل نیست. هنگامی که خط مشی شما به مرحله اجرا درآمد ، در اینجا نحوه انجام تخریب داده های دیجیتال آورده شده است:
- دسترسی
این داده ها را تخلیه می کند و باید به اطلاعات غیر محرمانه محدود شود. برای درایو فیزیکی ، این کار می تواند به سادگی انداختن درایو در سطل بازیافت الکترونیک باشد.
- پاکسازی
رونویسی داده ها با الگوهای اعداد و نمادهایی که به طور موثر داده های اساسی را پنهان می کنند. این کار را می توان از طریق سیستم عامل دسکتاپ یا سرور یا از طریق برنامه های شخص ثالث انجام داد.
- پاکسازی عمیق
یک گام دیگر برای پاک کردن مغناطیسی داده ها ، از پرونده ها که باعث حذف زمینه های داده های مغناطیسی ذخیره شده در رسانه های دیسک مانند درایوهای سخت کامپیوتر است ، جلوگیری می کند. این برای سایر رسانه های مغناطیسی مانند دیسک ، کاست و نوارهای کارتریج کار می کند. این 100 درصد موثر نیست زیرا فرآیند مقدار کمی از داده های باقیمانده را به جا می گذارد.
- تخریب
تخریب فیزیکی رسانه یا هارد دیسک آن را غیرقابل استفاده و غیرقابل خواندن می کند. یک مثال ساده از این مورد در عمل ، اجرای CD یا DVD از طریق دستگاه خرد کن قابل استفاده است.
- در مورد ابر چطور؟
نگرانی های عمده ای در مورد چگونگی تلفیق تخریب داده ها در ابر وجود دارد. این مهم است زیرا تقریباً همه صنایع ذخیره سازی و رایانه را به ابر منتقل کرده اند. این مسئله نگرانی هایی را ایجاد می کند زیرا سازمان شما فضای ذخیره سازی فیزیکی ندارد. در این موارد ، شما باید سیاست های ارائه دهندگان خدمات ابری خود را درباره یکپارچگی و تخریب داده ها بررسی کنید و اطمینان حاصل کنید که استفاده از خدمات آنها مطابقت دارد.
- گواهی دفع
این یکی از راههای اطمینان از انطباق است ، هنگامی که سازمان شما داده های فیزیکی را در اختیار ندارد ، مانند یک وضعیت ابری ، یا هنگامی که با یک سازمان خارج از سازمان قرارداد کار می کنید تا تخریب داده ها را مدیریت کند.
- استخدام حرفه ای ها
یکی از بهترین راه ها برای اطمینان از انطباق و محافظت از داده های شما ، استفاده از یک ارائه دهنده خدمات حرفه ای برای از بین بردن داده ها است. این متخصصان در زمینه دیجیتال تخصص دارند ، از استانداردهای NIST پیروی می کنند و می توانند گواهینامه های مربوطه را ارائه دهند. اطمینان از اینکه شرکت خارجی روشهای مناسب برای صنعت شما و اهداف تخریب داده های شما را دنبال می کند مهم است ، اما به طور کلی ، همه تغییرات و فناوری های جدید در تخریب داده ها سرعت بالایی دارند و می توانند به سازمان شما در حفظ انطباق کمک کنند.
مقالات پیشنهادی :
چرا هرگز نباید گذرواژه ها و رمزهای خود را در مرورگر خود ذخیره کنید ؟
چگونه از شر کامپیوترهای قدیمی خلاص شویم ؟
