چگونه روی فایل ها و برگه های از قبل چاپ شده , فایلی را چاپ کنیم ؟ 

آیا تا حالا برای شما پیش آمده است که بخواهید روی برگه ها و فرم های از قبل آماده شده , مطلبی را پرینت بگیرید ؟

یکی از این راه حل ها الگویی است که می توانید برای چاپ صحیح اطلاعات مورد نیاز در فرم ها از آن استفاده کنید.

در ادامه این مقاله از سایت دی اف اس کالا مراحل خاصی در مورد نحوه چاپ روی فرم های از پیش چاپ شده با ایجاد یک قالب در Excel و استفاده از ستون ها و سطرها به عنوان دستورالعمل آمده به شما ارائه میشود .

برای چاپ بر روی یک فرم از پیش چاپ شده با استفاده از Excel ، از موارد زیر استفاده کنید:

نسخه هایی از فرم اصلی تهیه کنید

با توجه به نحوه تغذیه فرم اصلی در چاپگر ، چندین نسخه از فرم از قبل چاپ شده تهیه کنید. به عنوان مثال فرم 1099-Misc Copy A ، کل سینی استاندارد چاپگر را پر نمی کند و باید به روش دیگری وارد شود ، از جمله فقط استفاده از یک طرف فیدر. ایده این است که قبل از چاپ بر روی فرم اصلی ، از نسخه ها به عنوان تست استفاده کنید.

یک صفحه کار راهنما در Excel ایجاد کنید

اکسل را باز کنید و ستون و خطوط را مشخص کنید تا هنگام چاپ فرم بتوانید از آن به عنوان یک راهنما یا صفحه کار راهنما استفاده کنید.

معمولاً یک صفحه استاندارد با ستون J و ردیف 47 در نظر گرفته میشود ( column J and row 47 ). هدف این است که از اندازه استاندارد ستون ها و خطوط استفاده شده نشان دهد کجا داده ها را دقیقاً وارد کنید.

برای این منظور ، سلولها باید هم اندازه باشند تا استاندارد مورد استفاده مجدد ایجاد شود. اگر یک سلول بزرگتر یا کوچکتر از سلول دیگر باشد ، به راحتی نمی توان از صفحه کار راهنما استفاده کرد. آن را ساده و استاندارد نگه دارید.

خطوط را به صفحه کار راهنما اضافه کنید

از آنجا که ممکن است در حین انجام این پروژه یا سایر برنامه ها بتوانید از این پرونده استفاده مجدد کنید ، بنابراین ممکن است بخواهید این صفحه راهنما را چندین بار چاپ کنید تا در صورت لزوم مفید باشد. از آنجا که سلول ها باید روی کاغذ قابل مشاهده باشند ، این پرونده باید روی همه سلول ها رئوس مطالب داشته باشد یا برای چاپ با خطوط شبکه تنظیم شود.

برای ایجاد رئوس مطالب در تمام سلول ها ، بر روی نماد حاشیه در سمت چپ بالا کلیک کنید – در سمت راست نمادهای ضخیم ، مورب و زیر خط ، و سپس “All Borders” را انتخاب کنید.

گزینه چاپ با خطوط شبکه را انتخاب کنید

با استفاده از “Page Setup” گزینه چاپ با خطوط شبکه را انتخاب کنید. اطمینان حاصل کنید که در کادر زیر “چاپ” Gridlines علامت تیک وجود دارد.

کاربرگ اکسل خود را چاپ کنید

کاربرگ راهنمای ایجاد شده خود را با استفاده از اکسل چاپ کنید.

به دنبال سایه ها بگردید و فیلدها را علامت گذاری کنید

کاربرگ راهنما (که با استفاده از اکسل ایجاد کرده اید) را بالای فرم از قبل چاپ شده نگه دارید و سپس آن را در برابر نور قرار دهید.

کلمات و زمینه هایی را که قرار است در فرم قرار بگیرند ، دست نویسی کنید. از آنجا که موقعیت مهم است ، مطمئن شوید که هر دو صفحه با هم تراز هستند – هر چهار گوشه باید کنار هم باشند.

یک سند جدید در Excel باز کنید تا به عنوان الگو استفاده شود

یک صفحه کار جدید خالی و بدون هیچ طرح کلی در اکسل راه اندازی کنید. ایده این است که یک پرونده جدید با تنظیمات پیش فرض استاندارد شروع شود تا به عنوان الگویی مورد استفاده قرار گیرد که در صورت لزوم می توان دوباره از آن استفاده کرد.

text boxes را وارد کنید

text boxes ایجاد کنید تا با مکان های نظر در صفحه راهنما مطابقت داشته باشد و اطلاعاتی مانند نام و آدرس را وارد کنید.

برای افزودن کادرهای نوشتاری ، از نوار منوی بالا به تب “Insert” بروید. نماد ” text boxes ” را در سمت راست انتخاب کنید. سپس به محلی که می خواهید جعبه متن ایجاد شده اشاره کرده و Enter را بزنید.

کادرهای متن  ( text boxes ) را متناسب با کاربرگ راهنما تنظیم کنید

کادرهای متنی را به اطراف منتقل کنید ، اندازه آنها را تغییر دهید و آنها را متناسب با کاربرگ راهنمای ایجاد شده با استفاده از اکسل تا حد ممکن تنظیم کنید. اطمینان حاصل کنید که هیچ طرح کلی در اطراف کادرهای متن وجود ندارد. در اینجا می توانید یک الگوی نمونه را بعد از درج داده مشاهده کنید. توجه داشته باشید که داده های نشان داده شده در اینجا ساختگی بوده و فقط برای اهداف نمونه است.

الگو را امتحان کنید

به عنوان صفحه بعدی برای چاپ ، یکی از نسخه های فرم از قبل چاپ شده  را در چاپگر خود وارد کنید. الگو را چاپ کنید.

اگر الگو به درستی چاپ نشد ، آن را تنظیم کرده و روی نسخه دیگری از فرم از قبل چاپ شده دوباره چاپ کنید. این کار را چند بار انجام دهید تا مطمئن شوید کادرهای متن به درستی تراز شده اند.

الگو را روی فرم اصلی از قبل چاپ شده چاپ کنید

فرم را به همان روشی که برای نسخه های موجود در منبع تغذیه چاپگر انجام داده اید تراز کنید. بهتر است چندین فرم اصلی در دسترس داشته باشید تا در صورت مشکل بتوانید آنها را اصلاح کنید.

شاید از خود بپرسید که چرا باید از جعبه های متنی ( text boxes ) استفاده کنید و فقط مستقیم در اکسل ننویسید؟

 به این دلیل که وقتی یک خط را به بالا یا پایین در Excel منتقل می کنید ، کل صفحه تغییر می کند و نگه داشتن همه متن به طور صحیح یک چالش است. کادرهای متنی بسیار انعطاف پذیرتر هستند ، زیرا می توانید آنها را جداگانه جابجا کنید و وقتی یکی را تنظیم می کنید ، روی بقیه تأثیر نمی گذارد. پس از تنظیم text boxe در یک صفحه ، تغییر اطلاعات ، مانند مقادیر ، نام ها یا آدرس ها بدون نیاز به انجام مجدد همه کارها ، آسان است. بنابراین ، الگوهای خود را در یک فایل خاص در رایانه خود با اسامی ذخیره کنید که به راحتی می توانید آنها را شناسایی کنید.

اگر به دنبال پرینتر و چاپگر یا دستگاه کپی یا سایر تجهیزات اداری با بالاترین کیفیت و بهترین گارانتی و رقابتی ترین قیمت ها هستید , فروشگاه اینترنتی دی اف اس کالا را از دست ندهید . 

مقالات پیشنهادی : 

چگونه از راه دور کامپیوتر های دیگران را عیب یابی و تعمیر کنیم ؟

نکاتی برای جلوگیری از خط انداختن پرینتر